All'interno di ogni organizzazione ci sono compiti importanti che devono essere ripetuti annualmente, mensilmente, giornalmente e talvolta anche ogni ora. Ogni azienda ha processi da gestire. E così i business leader intelligenti trovano il modo di ottimizzare i flussi di lavoro e incorporare l'automazione in essi.

Business process automation è il processo mediante il quale le organizzazioni sfruttano le applicazioni web per automatizzare le attività ripetibili al fine di aumentare l'efficienza complessiva.

Ogni azienda leader dovrebbe preoccuparsi profondamente della business process automation (BPA), se non altro per questo: il costo di non automatizzare è incredibilmente alto. Le organizzazioni che non investono nella gestione e nell'automazione dei processi aziendali sperimentano un inefficienza degli sforzi che comporta un sovraccarico del personale e una inferiore produzione, con conseguente perdita di opportunità di guadagno e tassi più elevati di esaurimento dei dipendenti.

L'automazione di importanti flussi di lavoro nella tua azienda ti aiuterà ad aumentare l'efficienza, ridurre i costi e ridimensionare la tua attività.

Ecco 3 step chiave per iniziare ad automatizzare i processi business.

1. Pensa strategicamente a quali processi devono essere automatizzati.

Quando la tua organizzazione inizia a fare delle strategie su come automatizzare i processi aziendali, è fondamentale definire innanzitutto quali processi aziendali dovrebbero essere automatizzati per primi.

Da quali processi, se automatizzati, trarresti maggiori benefici? Quali attività sono necessarie per ottimizzare e ridimensionare? Alcuni processi dovranno essere una delle massime priorità in uno sforzo di automazione, mentre altri potrebbero non dover essere affatto automatizzati.

Come sostiene Alexandro Pando, “Non tutti i processi aziendali sono adatti all'automazione, quindi ogni azienda deve decidere quali processi sono più adatti per l’automazione. I processi che richiedono tempo e risorse e sono soggetti a errori umani dovrebbero essere i primi processi a essere indagati per l'automazione. Se questi possono essere accelerati con processi automatizzati, ciò consente una maggiore concentrazione su altre pratiche aziendali".

Le attività che possono essere automatizzate possono includere processi di vendita e CRM, supporto ai processi di ticketing, assegnazione di attività dei dipendenti e approvazione delle ferie, nonché approvazioni delle spese. Puoi anche considerare di automatizzare alcuni aspetti del processo di onboarding del tuo cliente.

2. Ottimizza il processo manuale per renderlo il più snello e semplice possibile.

Dopo aver definito i processi che automatizzerai e avrai dato la priorità a quelli su cui ti concentrerai per primo, dovrai quindi spendere del tempo ad osservare come sono attualmente questi processi, documentare le loro inefficienze e trovare modi per migliorarli.

Una delle peggiori cose che puoi fare è automatizzare un processo prima che sia stato ottimizzato. Bill Gates è stato spesso citato dicendo: “La prima regola di qualsiasi tecnologia utilizzata nel mondo del business è che l'automazione applicata a un'operazione efficiente amplifica l'efficienza. Il secondo è che l'automazione applicata a un'operazione inefficiente amplifica l'inefficienza."

Mentre osservi il tuo processo attuale con un occhio critico, potresti iniziare a vedere passaggi extra che non sono necessari, o un raddoppio dello sforzo tra i team infastiditi. Mentre osservi e documenti il processo, inizia a ripensare al modo in cui il suo obiettivo potrebbe essere raggiunto. Identificare dove viene normalmente bloccato il processo e dove è più probabile che si verifichino errori.

Affina i tuoi processi business per renderli semplici. Man mano che le organizzazioni crescono, non si spostano naturalmente verso la semplicità; tendono a spostarsi verso maggiore complessità e inefficienza.

E così rendere il processo semplice a volte può essere un compito più difficile di quanto pensassimo. Ma per sperimentare i vantaggi dell'automazione di un processo aziendale, deve prima essere ottimizzato.

3. Crea software che automatizzi i tuoi processi ottimizzati.

Quando ottimizzi i tuoi processi aziendali per renderli più semplici ed efficaci, la tua organizzazione ne trae già grandi benefici. Una volta che inizi ad automatizzare i processi, poi, porti la tua azienda al livello successivo.

Per automatizzare, la tua organizzazione avrà bisogno di process-driven application in grado di completare efficacemente processi multistep in base ai requisiti aziendali e alle normative di conformità pertinenti. Le process-driven application gestiscono dati, attività e flussi di lavoro, eseguendo il lavoro e diffondendo le informazioni necessarie a tutte le parti interessate.

Quando si inserisce l'automazione nei workflow, si consente ai dipendenti di concentrarsi meno su attività ripetibili banali e di più sul fare ciò che solo gli umani possono fare: risolvere i problemi, impiegare soluzioni creative e interfacciarsi con i clienti per migliorare l'esperienza del cliente e renderla memorabilmente eccellente.

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