Affinché le aziende possano scalare rapidamente, operare in modo più efficiente e fornire le esperienze più intuitive per i loro consumatori, devono investire risorse strategiche nella gestione dei processi aziendali. Inoltre, la business process automation (BPA) può svolgere un ruolo chiave nell'aumentare l'efficacia, la velocità e l'eccellenza complessive dei workflow.
La Business process automation si riferisce alla standardizzazione e all'automazione di processi aziendali complessi al fine di semplificare le funzioni aziendali mantenendo al contempo o migliorando la garanzia della qualità.
La BPA avvantaggia le imprese migliorando la work experience per i dipendenti e la consumer experience per i clienti.
Ecco 5 motivi per cui le aziende devono prestare molta attenzione alla gestione e all'automazione dei processi aziendali.
Continuare a svolgere attività manualmente quando potrebbero essere automatizzate ha un costo elevato per le aziende. Secondo un rapporto di McKinsey, il 45% delle attività pagate correnti potrebbe essere automatizzato, equivalenti a circa $ 2 trilioni di salari annuali negli Stati Uniti. Un altro studio stima che fino a 5 trilioni di dollari in perdita di produttività possono essere attribuiti a compiti ripetitivi a livello globale.
Inoltre, i costi di non automazione sono più che semplicemente finanziari. Il 73% dei professionisti dell'assistenza clienti afferma che la gestione del tempo e del carico di lavoro è il problema principale che devono affrontare nell'assistenza clienti. E il 45% di questi stessi professionisti afferma che mantenere o migliorare il morale della squadra è una sfida, suggerendo che questo tipo di lavoratori subisce un alto tasso di esaurimento.
Le organizzazioni che non dispongono di una buona gestione e automazione dei processi aziendali sono probabilmente sottoperformante e incontrano problemi che avrebbero potuto essere evitati. Nel 2014, 425 milioni di clienti di Microsoft Azure hanno avuto 10 ore e mezza di inattività a causa di un errore umano (un totale di 4,46 miliardi di ore di inattività).
L'automazione consente alle aziende di rispondere più rapidamente ai potenziali clienti interessati ai loro prodotti o servizi. Ad esempio, considera un workflow automatizzato per l'email marketing. Mentre una strategia di social media è importante per la crescita di qualsiasi impresa, l'email è ancora il re. L'email marketing è fino a 40 volte più efficace nel convertire le vendite con un cliente rispetto a Facebook e Twitter messi insieme.
Quando i clienti fanno una richiesta tramite il tuo website, si aspettano che tu risponda rapidamente. Se passa troppo tempo tra la compilazione di un modulo online e la risposta, non solo perderanno interesse per il prodotto o servizio di cui avrebbero voluto saperne di più, ma vedranno anche la tua organizzazione come inaffidabile.
Anche se la tua organizzazione ha dipendenti molto attenti che rispondono rapidamente alla maggior parte delle richieste, se arriva un numero insolitamente alto di richieste o se l'ufficio ha personale ridotto in un determinato giorno, i tuoi potenziali clienti potrebbero riscontrare un ritardo nella comunicazione. Inoltre alcune richieste possono accidentalmente essere smarrite.
Per qualcosa di così importante come convertire potenziali clienti già interessati, non c'è spazio per questo tipo di errori o ritardi. La creazione di un workflow automatizzato è fondamentale per convertire e fidelizzare i clienti soddisfatti.
Quando i dipendenti sono sovraccarichi dalla necessità di completare attività di backend ripetitive oltre a responsabilità che sono più rivolte al cliente, la capacità dell'azienda di raggiungere entrambi gli obiettivi viene notevolmente ridotta.
Se richiesto, la maggior parte dei lavoratori direbbe che sono eccellenti multitasking. Tuttavia, la ricerca suggerisce che pochissimi dipendenti sono bravi nel multitasking come credono di essere. Uno studio suggerisce che fino al 40% del tempo di produttività di qualcuno può essere perso a causa del passaggio da un'attività all'altra. Questo livello di distrazione porta a una qualità del lavoro inferiore con più errori. Pertanto, automatizzare le attività ripetitive dovrebbe essere una priorità assoluta.
Anche automatizzare alcune delle attività più rivolte ai consumatori di un'azienda può rappresentare un gradito miglioramento da parte di dipendenti e clienti. In effetti, il 60% dei consumatori statunitensi in realtà preferisce un'esperienza self-service automatizzata o digitale. La ragione di ciò è che l'esperienza è probabilmente più rapida e può essere fatta senza l'assistenza personale di un dipendente, rendendola più conveniente.
Quando un'azienda crea workflow automatizzati, diventa più efficiente e precisa nel mantenere i propri processi. Errori tipografici o passaggi persi in un processo non sono più un problema e l'attenzione dei dipendenti si rivolge semplicemente alla verifica delle informazioni necessarie per completare le loro attività quotidiane.
Ad esempio, l'automazione può alleviare i colli di bottiglia e gli errori relativi a un'attività come l'ordine di acquisto. Invece di un complicato sistema di richieste manuali di approvazione che potrebbero contenere informazioni inesatte o inadeguate, il processo può essere semplificato automatizzando i riordini quando le forniture o gli articoli regolarmente immagazzinati scendono al di sotto di un certo livello.
Inoltre, i dipendenti e le parti interessate pertinenti sarebbero in grado di accedere alle informazioni sugli ordini e di garantirne la precisione al minuto. Ciò non solo aumenta l'efficienza riducendo il numero di errori, ma migliora anche la trasparenza e la comunicazione.
Mentre una maggiore automazione può sembrare una minaccia alla disponibilità di posti di lavoro, la realtà è molto più promettente. Sebbene alcune abilità lavorative non debbano più essere svolte dai lavoratori, l'automazione rende i lavoratori liberi da compiti ripetitivi e banali e consente loro di dedicarsi ad altre attività più interessanti e creative.
Come sottolineano Michael Chui, James Manyika e Mehdi Miremadi, ad esempio, quando un pianificatore finanziario è in grado di dedicare meno tempo alla compilazione e all'analisi dei dati finanziari grazie alla disponibilità di un cruscotto di informazioni generato automaticamente, è in grado di dedicare più tempo per interfacciarsi direttamente con il cliente e pensare a soluzioni e opportunità creative.
Quando questi tipi di compiti necessari ma umili sono automatizzati, i lavoratori sono in grado di massimizzare i loro sforzi e le organizzazioni sono in grado di diventare complessivamente più efficaci.
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